Note méthodologique

    Ce document a été élaboré pour vous permettre d’apprécier nos méthodes de travail dans la gestion des projets, et plus particulièrement pour ce type de réalisation et de mission.

    • Nos expériences nous permettent de vous garantir un maximum d’efficacité et des résultats optimums en matière de satisfaction de vos besoins : « Qualité – Coût – Délais ».
    • Nos méthodes de travail et notre relationnel sont reconnus et appréciés de tous : Maîtres d’Ouvrage, Maîtres d’Œuvre et entreprises.
    • Notre offre a été élaborée en fonction du temps que nous estimons nécessaire pour la réussite de notre mission et de votre projet.
    La mission comporte différentes fonctions :
    • Elaboration du D.C.E. (CCTP, DPGF)
    • Lancement de l’appel d’offre
    • Analyse des offres
    • Suivi des travaux : Ordonnancement, pilotage et coordination des entreprises
    • Suivi administratif et financier du projet
    • Réception des ouvrages et levée de réserves
    Sur le plan chronologique, la mission se divise en six périodes :
    • Phase étude stade APD et/ou DCE.
    • Analyse des offres des entreprises.
    • Préparation du chantier.
    • Exécution des travaux.
    • Réception.
    • Parfait achèvement.

    La phase étude APD/DCE

    Dans ce dossier, il n’est pas prévu l’établissement de pièces graphiques destinées à la réalisation des ouvrages

    La phase d’étude commence par une prise en compte des demandes et besoins du Maitre d’ouvrage afin d’élaborer les pièces écrites destinées à la description des ouvrages à réaliser.

    Cette analyse détaillée permet la rédaction des Cahiers de clauses techniques particulières destinés aux chiffrages des entreprises. (C.C.T.P.)

    Les C.C.T.P., (1 par corps d’état) décrivent dans le détail toutes les prestations à réaliser par les entreprises dans le cadre de leur métier. Ils décrivent les moyens à mettre en œuvre, les normes à respecter ainsi que le niveau de prestation souhaité.

    A partir des C.C.T.P., (1 par corps d’état) nous élaborons les Décomposition des Prix Globaux et forfaitaires. (D.P.G.F.) Ces cadres permettront le chiffrage des ouvrages par les entreprises.

    Elle permet également de transmettre, en amont, au Maitre d’ouvrage, une somme importante d’informations qui permettra à celle-ci de préparer des éléments complémentaires pour répondre aux questions des entreprises en phase de préparation.

    La collecte de ces informations permet l’élaboration du planning qui sera joint au dossier de consultation des entreprises.

    A ce stade, nous proposons un processus adapté à la spécificité du projet, pour la diffusion des documents et la circulation des informations.

    La phase analyse des offres

    Après que la commission d’ouverture des offres se soit réunie, une copie des devis des entreprises nous est transmise pour analyse.

    Les offres sont intégrées dans un tableau à double entrée par lot.

    Ce tableau permet de vérifier que toutes les prestations demandées dans les documents d’appel d’offre ont bien été chiffrés, que les quantités et prix proposés par l’entreprise sont conformes.

    Si une anomalie est détectée, nous consultons l’entreprise par document OUV 6 (conformément au code des marchés publics) qui nous répond par document OUV 7 pour apporter les compléments d’informations demandés.

    Après avoir contrôlé la conformité des offres, nous les comparons entre elles afin de définir l’entreprise moins disante ou mieux disante, suivant les critères définis dans l’appel d’offre.

    Nous élaborons le Rapport d’analyse des offres à destination de la commission d’appel d’offre du Maitre d’ouvrage pour qu’il puisse désigner les entreprises adjudicataires.

    La phase de préparation de chantier

    Nous attachons une très grande importance à cette période de préparation car elle conditionne pour beaucoup le bon déroulement des travaux, la bonne entente entre les différents interlocuteurs, et l’anticipation des points de passage critiques, afin d’éviter d’éventuels blocages ou retards.

    C’est pourquoi nous mettons en place les processus spécifiques suivants :

    • En relation avec le coordonnateur SPS : examen de l’organisation de chantier, enquête, assistance au mandataire commun pour l’établissement du plan d’organisation de chantier et la prévision de son évolution au cours de l’avancement : installations, alimentations, accès, circulation et contrôle de sa diffusion.
    • En relation avec le bureau de contrôle : analyse des avis suspendus du rapport initial, procédure de diffusion des documents, mise au point des délais de réponse.
    • Mise au point des relations interentreprises : repères géométriques, implantation des ouvrages, gravois, prorata, gestion des clés, nettoyage, fermeture du chantier.
    • Planification et coordination temporelle des études d’exécution :
      • Établissement du calendrier des études d’exécution.
      • Suivi du calendrier des études, relances des intervenants.
      • Suivi des validations de la Maîtrise d’œuvre et du bureau de contrôle.
      • Édition et diffusion des comptes rendus correspondants.
    • Planification des travaux :
      • Dépouillement des devis descriptifs pour permettre l’élaboration des plannings de tous les intervenants (bâtiment et VRD), mise en fiches, liste des tâches de tous les intervenants.
      • Enquête auprès des entreprises concernant l’étude d’éventuelles contraintes, des enclenchements de tâches, des moyens à mettre en œuvre (personnels, matériaux) et de la durée des tâches élémentaires.
      • Négociation avec les entreprises en cas de désaccord sur la durée de certaines tâches, sur des enchaînements complexes, des chemins critiques pouvant engendrer des difficultés.

    Nous faisons approuver par tous les acteurs, ces différents processus et plannings contractuels ou non, afin que chacun s’engage pour le bon déroulement des travaux.

    Outre la gestion des aspects techniques, temporels et financiers, il est important d’intégrer la dimension des relations humaines à ce niveau. En effet, les différents acteurs de l’opération ne se connaissent pas toujours, ils ont des objectifs parfois différents et des méthodes de travail qui leurs sont propres.

    Le pilote doit donc aussi gérer les hommes, pour fédérer les compétences au service de l’opération dont les travaux vont démarrer.

                                                                           

    La phase exécution des travaux

    Pendant la phase de réalisation des travaux, nous apportons une attention soutenue à la vie du chantier. C’est pourquoi nous assistons à toutes les réunions, qu’elles soient de chantier, techniques ou de tout autre ordre.

    Nous effectuons également de fréquentes visites non programmées, pour vérifier les effectifs présents sur l’opération, l’enchaînement des tâches et le respect des décisions prises.

    Nous augmentons la fréquence de nos passages, lors de période cruciale des finitions pour s’assurer du bon déroulement des travaux. Cette phase est particulièrement sensible car elle mobilise un grand nombre d’intervenants et demande une grande réactivité temporelle.

    Au-delà de notre présence physique sur le terrain, nous réalisons les prestations suivantes :

    • Organisation générale et gestion administrative du dossier :
      • Liaisons générales avec le maître de l’ouvrage ou son mandatai et les intervenants extérieurs.
      • Réunions de chantier dîtes « maître d’œuvre », au minimum une fois par semaine : organisation, préparation et convocation.
      • Suivi des échanges documentaires entre le bureau de contrôle et les entreprises pour lever les avis suspendus ou défavorables.
      • Tenue à jour de la liste des plans « bon pour exécution », des ordres de services, des devis modificatifs, de la liste des échantillons approuvés.
      • Etablissement de toute la correspondance nécessaire pour que tous les acteurs de l’opération honorent leurs engagements contractuels envers le Maître d’ouvrage.
      • Organisation des visites de réception interentreprises en fin de phase : par exemple, réception du gros œuvre par le charpentier, réception des états de surface pour les sols ou les murs et autres visites contradictoires
    • Pilotage et contrôle des délais
      • Pointage hebdomadaire de l’avancement sur les plannings.
      • Gestion des intempéries en fonction des justificatifs météorologiques transmis par les entreprises.
      • État hebdomadaire par lot ou corps d’état des effectifs réels présents et planification de ceux nécessaires pour les tâches à venir.
      • Anticipation des risques de décalage du planning.
      • Elaboration de la correspondance à destination des entreprises.
      • Proposition d’actions correctives à mettre en œuvre en cas de retard.
      • Vérification que les entreprises ont mis en œuvre les moyens et les actions correctives définis.
      • Recalage des plannings si nécessaire.
      • Gestion des retards et transmission au Maître d’ouvrage pour l’application d’éventuelles pénalités.
    • Coordination
      • Préparation et direction des réunions interentreprises : une par semaine.
      • Établissement et diffusion des comptes rendus de chantier.
      • Réunions particulières pour la gestion du chantier et certains problèmes interentreprises à la demande du maître d’ouvrage ou des entreprises.
      • Participation aux réunions techniques spécifiques
      • Assistance au Maître d’ouvrage et au Maître d’œuvre pour la coordination des relations avec les différents concessionnaires.

    La phase de réception

    Pendant la phase de réception des travaux :

    • Réception des ouvrages et vérification de la conformité de ceux-ci aux prescriptions établies.
    • Elaboration et diffusion des procès verbaux de réception avec ou sans réserves
    • Collecte des différents procès verbaux à destination du Maître d’ouvrage.
    • Organisation, animation et contrôle de l’exécution des levées de réserves, les entreprises gardant la responsabilité des tâches correspondantes.
    • Rapport de fin de chantier à destination du Maître d’ouvrage et proposition pour l’imputation des retards, en cas de décalage de livraison.
    • Recueil des éléments nécessaires à l’élaboration du Dossier des Ouvrages exécutés
    • Elaboration et diffusion des quitus de levée des réserves

    La période de parfait achèvement

    L’opération ne se termine pas après la réception des ouvrages. En effet, pendant l’année de parfait achèvement, nous intervenons auprès des entreprises pour qu’elles réalisent les interventions nécessaires, afin de régler les possibles dysfonctionnements constatés par le Maître d’ouvrage.

    Nous intervenons également pour assister le Maître d’ouvrage, dans l’élaboration de la clôture des marchés des entreprises en cas d’application de pénalités de retard, ou de litiges liés à la réalisation des travaux.